🔍 Transparentnost jako nástroj Scrum Mastera
❗Na úvod to nejdůležitější: do vypršení early bird ceny pro podzimní Agile Master Class zbývá už jen 5 dní 📅🔥
➡️ a teď už k dnešnímu vydání 😁
Ráda bych po 💻Technické agilitě navázala na další z častých slepých míst Scrum Masterů, přestože můžete mít na první pohled pocit, že vás se tato slepota netýká… 😉
…a tím je využívání principu 🔍Transparentnosti jako nástroje, se kterým může Scrum Master dokázat hotové divy!
Lidi si obvykle pod transparentností představí to, že si před sebou vzájemně nic moc netajíme a otevřeně sdílíme informace 🪟 - my si ukážeme, že toto pojetí transparentnosti odpovídá úplně basic levelu pochopení 🥱, kdežto my potřebujeme, abyste jako Scrum Masteři transparentnost dokázali vnímat na mnohem (mnohem!) vyšší úrovni 🔝🔝🔝
☝️ A než se do toho vrhnu, chci s vámi sdílet jednu zpětnou vazbu od vás, protože se za mě dá krásně vzít i jako strašně prima inspirace, jak s newsletterem pracovat 💌
Díky, že newsletter čtete a ještě víc díky, že nezůstáváte jen u pouhého čtení! 👍🤩
💡 V tomto vydání najdete:
Co je a není transparentnost (a proč ji lidé často zaměňují s pouhou otevřeností)
Jak poznat nedostatek transparentnosti?
Jak může transparentnost vyřešit problémy, které reporty nikdy nevyřeší
Jak využít transparentnost jako nástroj Scrum Mastera
☝️Transparentnost vs. otevřenost
Transparentnost je jedním ze základních pilířů v agilním prostředí podporující empirický přístup 🔭
Bez transparentnosti:
Nemůžeme efektivně prozkoumávat, co se v naší týmové/firemní realitě děje
Nemůžeme se poučit z našich chyb
Nemůžeme se adaptovat na změny
Nemůžeme dělat informovaná rozhodnutí
Nemůžeme mít plnou důvěru v to, co děláme
👉 Než se ale dostaneme k tomu, jak transparentnosti využívat jako nástroje, pojďme si hned na začátek vyjasnit jeden častý omyl: zaměňování pojmů transparentnost a otevřenost 🙊
Není to to samé!
Otevřenost = informace jsou dostupné 📂
Transparentnost = informace jsou dostupné a srozumitelné 📂✅
💭 Představte si, že přijdete do nového týmu a dostanete přístup ke všem datům. To je otevřenost. Tým vám otevřeně poskytuje data.
Ale když v systému vidíte, že tým pracuje na "CPU increase to 50%" - co to vlastně znamená?
🤔 Co je CPU? Proč je důležité, aby byla na 50%? Jak to souvisí s hodnotou nebo dopadem na zákazníka? Jak to souvisí s firemními cíli? S produktovou vizí? Proč je to teď priorita? Kde se v rámci discovery / delivery právě nacházíme? Jaké akce na to budou navazovat? Atd., atd…
➡️ Skutečná transparentnost znamená, že kdokoliv se k datům dostane, okamžitě porozumí tomu, co a proč vidí.
💡 Jak poznat nedostatek transparentnosti?
🙋 (manažer) "Potřebuju, abys mi každý pátek posílala report o tom, co váš tým dělal, jak je daleko s projektem a jaké jsou bloky."
🙋♂️ (produkťák) "Narazil jsem na skvělý trackovací nástroj, díky kterému automaticky uvidíme, kdo na čem kolik spálil času!"
🙋♀️ (vývojář) "Čekám na Produkťáka, aby mi řekl, jestli mám tenhle bug vyřešit a jaké tam teda kdyžtak mají být správné barvy. "
➡️ Zde jsou některé příznaky, že váš tým nebo organizace potřebují zlepšit transparentnost:
Lidé mimo tým často žádají o vysvětlení, co vlastně děláte
Management požaduje častější reporty a kontroly
Vznikají nedorozumění ohledně priorit nebo cílů
Nikdo mimo tým nerozumí vašemu backlogu
Váš tým nerozumí vašemu backlogu 🙂
Zákazník nemá přehled, kdy co může očekávat
Členové týmu nemají jasno v tom, na čem pracují ostatní týmy nebo členové jejich týmu
Pokud se s některými z těchto symptomů potýkáte, transparentnost je přesně to, co potřebujete! ⤵️
📣 Jděte po příčině!
Místo abych se po výše uvedených citacích na první dobrou rozčílila, že “to není potřeba” / “se to tak dělat nemá” / “se blokace neřeší hned”, apod. (nebo na některé věci dokonce pro nedostatek argumentů / moci kývla, i když vím, že je to totálně mimo), potřebuju udělat jedinou věc:
Jít po příčině❗
👉 Ptejte se vnitřně: CO PŘESNĚ TÍM ŘEŠÍME ZA PROBLÉM❓
Většinou totiž existuje lepší způsob, jak potřebu / problém vyřešit, aniž by to vyžadovalo zavedení některého z klasických organizačních antipatternů. A abychom ten lepší způsob dokázali najít, potřebujeme dobře porozumět tomu, o co ve skutečnosti jde 🧐
🙋 (manažer): Potřeba mít přehled, být v obraze, protože se můj nadřízený často ptá na status a já pro něj nemám potřebné odpovědi. Vypadám pak úplně neschopně.
🙋♂️ (produkťák): Pocit, že tým pracuje pomalu - i malá změna jim strašně dlouho trvá a zákazník je nespokojený, že ho vše stojí moc peněz. Nemám, čím bych mu argumentoval.
🙋♀️ (vývojář): Obava, že se špatně rozhodnu a Produkťák (manažer, tým, designér apod.) mi vynadá, že jsem to udělal špatně, a ještě k tomu to budu muset předělávat.
➡️ Pokud tohle mám, můžu pomoct objevit řešení, které bude mnohem více v souladu s agilními hodnotami, principy a s agilním způsobem fungování.
A společným řešením pro tyto konkrétní případy je: zvýšit 🔍transparentnost.
👉 Přesně proto musí mít Scrum Master tento princip absolutně vrytý pod kůži 🗡️ - bez něj bude mít mnohem větší tendenci naskakovat na nesystémové řešení symptomů (místo aby systémově řešil jejich příčiny) a způsobí tím týmu/sobě víc škody než užitku 🙈
Pojďme si ukázat příklad, jak s transparentností pracovat jako s nástrojem ⤵️
🛠️ Jak využít transparentnost jako nástroj Scrum Mastera
Z hlediska principu je to vlastně jednoduché 😁 - najděte způsob, jak si každá relevantní osoba může potřebné informace:
Získat sama bez vaší pomoci
Bude je mít v době, kdy je potřebuje, aktuální a může se na to spolehnout
Získá je snadno a rychle
Budou ve formátu, který je pro ni skutečně srozumitelný a užitečný
Budou mít potřebnou úroveň detailu a rozsahu
Zde je několik příkladů, jak s 🔍transparentností pracujeme jako s nástrojem:
1️⃣ Vizualizujte celý ekosystém týmu na jednom místě
Můžete to udělat pomocí fyzického nebo digitálního boardu, který bude přístupný všem - za mě z mnoha důvodů doporučuju spíše využití digitálního nástroje (Miro, Mural) 💻
☝️ Důležité je, aby to bylo zobrazeno na JEDNOM místě, tzn. ne ve vícero boardech ❌, ale na jednom jediném ✅.
🖼️ Na boardu vizualizujte všechny vzájemně propojené informace, které jsou pro tým podstatné z hlediska potřebného kontextu, např: jaká je produktová vize, OKR, dashboardy, roadmapa, přehledy zákazníků, data z discovery, DoD, týmový board (kanbanový, sprint backlog,…. - digitální nástroje jdou mezi sebou často integrovat), členové týmu a jejich skilly, úkoly a dohody z retrospektiv, apod. - doplňte/uberte si podle svého týmového kontextu.
👉 Vizualizace musí být transparentní, tzn. přehledná, aktualizovaná, srozumitelná,... - používejte srozumitelný jazyk bez technického žargonu (včetně popisu úkolů), komunikace by zároveň měla být zaměřená na byznysovou hodnotu:
Místo: "Přidali jsme validaci formuláře", zkuste: "Snížili jsme počet chybně vyplněných formulářů o 60%, což zákazníkům ušetří čas a nám sníží náklady na podporu"
➡️ Do boardu dejte otevřený přístup a připravte vstupní body pro různé kategorie návštěvníků, protože management bude typicky potřebovat zcela jiný startovní point a jinou úroveň detailu než třeba kolega z marketingu nebo kolegyně z vedlejšího týmu.
🧑💼 Pro management například můžete vytvořit rámeček, kde bude high-level shrnuto vše podstatné pro jeho rychlou informaci a přehled. Sdílejte mu přímo odkaz na tento rámeček a umožněte mu se z něj jednoduše prokliknout na detailnější pohled nebo mezi sebou jednotlivé rámečky alespoň propojte čarami 🖼️—-🖼️
Podobně můžete postupovat i pro další role, pokud je to pro vás relevantní.
❗S boardem pak aktivně pracujte i s vaším týmem 👨👩👧👦 - využívejte jej jako vizuální podklad pro vaše týmové debaty a během toho board společně živě updatujte. Naučte je, kde co najdou a že je to naše společné místo, kam “se běžně chodí a běžně si s ním každý pracuje”.
2️⃣ Využívejte metrik a měření
Stavte svá rozhodnutí (produktová i procesní) co nejvíce na reálných datech
Nezaměřujte se jen na produktivitu, ale i na hodnotu a kvalitu
Vysvětlujte, co metriky znamenají a jaké závěry z nich lze vyvodit
Krátké vysvětlení, výsledky, trendy apod. sdílejte přehledně do boardu ⤴️
Buďte upřímní ohledně neúspěchů - i z těch se učíme a podle nich se uzpůsobujeme
3️⃣ Zvěte si publikum na týmové eventy
Pokud to jako nástroj k něčemu pomůže, zvěte management, HR, kolegy z jiných týmů, apod., ať se zastaví na vašem týmovém eventu (dle kontextu)
Vyjasněte si s nimi předem, že jsou na eventu pouze jako pozorovatelé a v případě potřeby můžete otázky pořešit spolu po skončení meetingu
Pro vizuální podklad během eventu používejte board ⤴️ - naučíte je tam chodit
4️⃣ Snažte se informace neopakovat
Časté dotazy (na tým i v týmu) sepisujte do přehledných FAQ a přidejte je na board ⤴️
Zvažte, kde by stálo za to sepsat guidence, dokumentaci nebo nějaké standardy - myslete ale na to, že je pak budete muset i udržovat, takže to nepřehánějte - rozcestník přidejte na board ⤴️
Natočte video, kde vysvětlíte něco, co byste jinak museli zbytečně opakovat - např. to, jak s vaším týmovým boardem pracovat a kde co najít. Přidejte ho na board ⤴️
🥑Food for thought
Tohle všechno berte jako nápad, ne povinnost - má to pro vás sloužit jako inspirace, jak různě se dá s řešením různých problémů díky transparentnosti pohrát 🤗
Dala by se samozřejmě pojmout i z mnoha dalších úhlů pohledů a úrovní využití 📋
👉 Každopádně to hlavní jsme si ale snad ukázali: transparentnost je víc než jen otevřená komunikace - je to způsob, jak:
Budovat důvěru mezi týmem a zbytkem organizace
Eliminovat zbytečné reportování a administrativu
Zlepšit spolupráci uvnitř týmu i napříč týmy
Umožnit lepší rozhodování a rychlé jednání na všech úrovních
➡️ Tohle všechno je naše doména, tudíž jako Scrum Masteři bychom měli být ambasadory transparentnosti 📣
💡 Můžete si tak třeba v rámci zhodnocení té vaší úrovně transparentnosti zodpovědět například těchto několik otázek:
❓Ví váš tým jak věci, na kterých pracuje, souvisí s hodnotou pro zákazníka, s cíli, s vizí, apod.? Ví, jaká je míra dopadu jejich práce?
❓Ví váš management, na čem a proč daný tým zrovna pracuje a o co do budoucna usiluje? Ví, jakým problémům a proč tým čelí? A ví, co děláte pro to, aby se to zlepšilo?
❓Ví tohle všechno i vaši kolegové z jiných týmů, kteří nějakým způsobem s vaší prací interagují (např. marketing, sales, vedlejší spolupracující tým, apod.)?
To je dnes ode mě vše. Přeju vám, ať vám i toto vydání přinese hodnotu ❤️
A pokud máte pocit, že by se mohlo hodit i vašim kolegům, dejte jim o něm vědět 🔗
Váš #️⃣Agilefluencer,
Hanka Jadavan
