🎯 OKR, KPI - oba dva ti efekt daj

“Měli bychom u nás zavést OKR!” říká mi před lety můj tehdejší kolega - šéf vedlejšího vývojového oddělení. Zmiňuje to jen tak mezi řečí u kafe v kuchyňce a pokračuje dál ve výčtu, co všechno by se mělo u nás ve firmě ideálně změnit.

Pokyvuju hlavou, říkám: “Hmm, hmm,” a snažím se zachovat neutrální výraz, protože vůbec netuším, o čem to sakra mluví a jestli to není něco závadného, ale říká mi to jako Scrum Masterovi s takovou jistotou, že jsem pochopila, že bych tuhle věc podle jeho mínění zjevně měla znát 🤔

🤓 Poté okamžitě Googlím: “What is OKR”. Vypadne na mě nějaké povídání o cílech, ze kterého na první pohled nechápu rozdíl mezi OKR a KPI, ani jinými druhy stanovování cílů 😕

“To bude nějaká blbost…,” říkám si. Další hipsta výkřik z nějakého startupu, který si zas pro něco jen vymyslel vlastní název 🙄

Skoro se rozčílím, že má někdo pořád potřebu zasí*at prostor novými termíny, když je to přitom pořád to samé 🤷

LOL

➡️ Já o dva roky později: “Na tomhle webináři si povíme, čím se OKR liší od tradičních způsobů práce s týmovými a firemními cíli, jak je zavádět do praxe a jak s nimi v pracovat, aby to fakt fungovalo.” 😁

💡 V tomto vydání zjistíte:

• Jaký je rozdíl mezi KPI a OKR a kdy po čem sáhnout

• Jak správně OKR formulovat

• Proč firmy s OKR tak často nepříjemně zápasí

• Kde se o OKR a jejich zavádění naučit

KPI vs OKR: V čem je teda rozdíl? 🤔

📊 KPI (Key Performance Indicators):

• Konkrétní číslo, kterého se snažíme dosáhnout (= output)

• Cílem je dosažení tohoto čísla 

• Stanovené top-down (tzn. nadřízený stanovuje cíle svým podřízeným)

• Založené na vnější motivaci - jejich splnění / nesplnění bývá navázané na zisk bonusů / odměn a jejich výši

• Říká “CO”

Příklad: V roce 2025 udržet míru odchodu zákazníků pod hranicí 5 % ročně při současném růstu průměrné hodnoty zákazníka o 10 %."

⬇️

🚀 OKR (Objectives & Key Results):

• Inspirativní vize dopadu naší práce (= outcome) + indikátory míry našeho pokroku 

• Cílem je co největší přiblížení se k této vizi (= co největší dopad)

• Nejsou nařízené shora, ale vznikají v rámci společných debat s lidmi, kteří je mají naplňovat (u firemních cílů; u týmových cílů si je tým stanovuje kvalifikovaně sám)

• Založené na vnitřní motivaci - cíl mi dává smysl sám o sobě a dává smysl i mé práci

• Říká “PROČ”

Příklad: Objective: Zlepšit uživatelskou zkušenost s naší mobilní aplikací

1. Key Result: Zvýšit App Store rating z 3.8 na 4.3

2. Key Result: Snížit čas načítání hlavní obrazovky z 2.5s na 1s

3. Key Result: Snížit míru odchodu uživatelů z aplikace z 35% na 15%

Kdy co použít? 🛠️

Nejjednodušší způsob, jak vysvětlit rozdíl ve vhodnosti použití OKR a KPI, je tento:

Představte si palubní desku, kde máte spoustu různých kontrolek 🧮 To jsou vaše KPIs, které máte ve firmě jasně dané - například že: zákazníkovi odpovíte do 24 hodin, měsíční obrat je X milionů Kč, NPS vašich produktů je X, apod. 

🟢 Některé svítí zeleně = vše funguje, jak má - těm není potřeba nyní věnovat pozornost

🟠 Některé svítí oranžově = něco se děje, ale zatím nic závažného - těm při sledování věnujete zvýšenou pozornost

🔴 Některé svítí červeně. Je to oblast, kterou je potřeba nějak zásadně zlepšit nebo inovovat. A přesně na ně namíříte spotlight 🔦 pomocí OKR.

💭 Otázky, které byste si měli položit:

Pro KPI:

• Co potřebujeme monitorovat?

• Jaká čísla jsou kritická?

• Kde jsou naše limity?

• Kdy musíme zasáhnout?

Pro OKR:

• Kam se chceme jako firma / tým dostat?

• Co je náš největší problém?

• Jak měříme skutečný dopad?

• Jak poznáme, že jsme na správné cestě?

Takže v zkratce: KPI používejte pro BAU a operativní měření 🧮, OKR pro dosahování výrazných změn, zlepšení a inovací a pro řešení komplexních problémů 🚩

🙋‍♀️ A jako Scrum Masteři je můžete využívat také jako nástroj pro stmelení týmu nebo pro propojení lidí napříč firmou za účelem vytvoření virtuálního týmu napříč sily, který spolu bude efektivně spolupracovat (typicky např. engineering, produkt, marketing, UX, design, customer support, apod.) 👨‍👩‍👧‍👦

Jak správně ORK formulovat? 🎯

Nesprávnou formulací OKR v praxi přijdete o spoustu benefitů práce s OKR 🤯

🧭 Objective (O) "Kam chceme jít?"

• Inspirativní prohlášení, které popisuje naši aspiraci a vysvětluje proč

• Formulovaný kvalitativně, tedy ne exaktně měřitelný (sem žádná čísla nepatří!)

• Motivující - díky němu vás práce těší a cítíte pro samotné plnění cíle vášeň

• Ambiciózní - našim cílem není dosáhnout 100%, ale je snaha o co největší posun směrem k vizi (v hlavě si můžete nastavit, že by měl být dosažitelný cca ze 70 %)

• Orientovaný na hodnotu - popisuje přínos pro zákazníka nebo firmu / tým

• Umožňuje různé způsoby dosažení - ponechává prostor pro kreativitu týmů, jak cíle dosáhnout

📏 Key Results (KR)

"Jak poznáme, že se pohybujeme dostatečně rychle směrem k naplnění vize / že už jsme tam?"

• Je to jasné měřítko úspěchu / měření postupu k cíli, nikoli JAK ho dosáhneme! (= ne aktivita, kterou je třeba udělat, ale dopad výsledku této aktivity, abyste věděli, že funguje).

• Kvantitativní, měřitelné a časově ohraničené - vyhýbáme se binárním KR (splněno/nesplněno), protože u nich nejsme schopni průběžně sledovat pokrok

• Proveditelné, ale jejich dosažení 100 % by mělo být téměř nemožné (ne proto, abychom ždímali lidi, ale abychom se místo fixace na dosažení konkrétních čísel, zaměřili na to, zda se nám daří naplnit naše vize - KR jsou jen kontrolky na cestě, ne cílem samým o sobě) 

• Naše práce by měla mít na jejich výsledky přímý vliv (jinak nemáme na naši práci jasný feedback a nevíme, jak si vedeme, případně co potřebujeme pro dosažení cíle změnit)

• Pravidelně revidované pro možnost zapracování nových poznatků a flexibilní reakci (!!!)

Častou chybou v praxi je, že je lidé zaměňují položky typu: “vydat novou featuru”, “posbírat zpětnou vazbu od zaměstnanců”, “spustit reklamní kampaň” s KR. 

Tohle nejsou KR, tohle jsou úkoly. A u každého z nich se potřebujeme ptát: Proč to máme udělat? Čeho chceme dosáhnout? Jak poznáme, že se něco změnilo? - TYTO odpovědi pak patří do KR. 

A pokud se ptáte, kam teda zapsat výše uvedené položky, pak je to sem:

✅ Initiatives/Tasks “Co musí být uděláno pro dosažení těchto výsledků?

• Úkoly a jejich prioritizace nejsou oficiální součástí OKR. Patří o úroveň níž.

• Zapište si je pak klidně jako rozšíření strategického infa o OKR, ale ne jako jejich součást!

Kde je teda háček? ❌

S OKR se to má podobně jako se Scrumem. Vypadá to jednoduše, ale aplikace v praxi vyžaduje splnění spousty předpokladů ✅✅✅

Namátkou například:

👉 Kulturní předpoklady: Psychologické bezpečí, růstový mindset, no-blaming kultura, otevřenost a transparentnost, agilní mindset,…

👉 Leadership: Manažer jako zprostředkovatel informací ohledně kontextu shora, ne jako ten, kdo říká, co se má dělat, absence mikromanagementu, důvěra v tým, že má dostatek kompetencí, aby si dokázal cíle sám řídit, podpora experimentování týmu a rychlých iterací,…

👉 Týmové fungování: Schopnost samo-organizace, schopnost sledovat progres KR pomocí monitoringu a jiných nástrojů, pravidelné revize toho, jak se KR pohybují, aktivní angažovanost a společná odpovědnost,…

Adopce OKR tak musí jít ruku v ruce s transformací daného celku, do kterého OKR zavádíte❗

…a ano, hádáte správně, tohle je VÁŠ JOB 🙂❤️

V rámci zavádění OKR dokonce job nejdůležitější - bez něj vám OKR fungovat nebudou, ani kdybyste měli sebenaleštěnější dashboardy a na každém meetingu zkratku OKR zmínili 10x.

☝️ A právě tady se často láme chleba a oddělují se Scrum Masteři od “Scrum Masterů” 😉

Kde se o OKR naučit víc?

1️⃣ Záznam mého webináře o OKR (právě ten, o kterém jsme mluvila v úvodu newsletteru), kde se kromě podrobného vysvětlení OKR dozvíte:

• Jak OKR efektivně zavádět do firmy / týmu

• Jak si vytvořit proces nad tvorbou OKR a jejich revizí

• Jak propojit OKR s ostatními procesy

• Časté chyby a jak se jim vyhnout

💰 Původní cena záznamu je 550 Kč, ale protože ho budu zanedlouho celý přetáčet, dostanete ho při použití kódu Agilefluencer7 jen za 390 Kč ✅

2️⃣ Nebo se můžete rovnou přihlásit do Agile Master Class, kde jsou OKR součástí osnov, a k tomu se ještě ještě všechno ostatní, co odděluje Scrum Mastery, od “Scrum Masterů”! 🚀

🎓 Samostudium: 

1. Kniha Objectives and Key Results (Paul R. Niven, Ben Lamorte)

2. Komunita OKR Mastermind - místo pro sdílení zkušeností, tipů a případových studií - za mě osobně ale vyžaduje vaše dokonalé pochopení agilního fungování, jinak si odsud můžete odnést pouze procesní hledisko, případně hrozí kopírování nechtěných antipatternů… 

3. Komunita CzechAgile - pokud vás v rámci OKR zajímá širší kontext agilního způsobu myšlení a fungování ve firmě / týmu.

Dnes dlouhý, takže 🎩 pro všechny, kdo jste dočetli až do konce! 😍

Příště se vidíme nad tématem zpětné vazby, protože tím teď díky včerejšímu webináři dost žiju a vám se může taky fest hodit! 🤩😁

Těším se zase za týden!

Váš #️⃣Agilefluencer,

Hanka ❤️