Proč facilitace často není to, co si myslíme?

Facilitace. Takové vznešené slovo, které se v posledních letech docela dost zažilo v týmech i ve firmách. Je ale opravdu jasné, co to vlastně znamená?

Bohužel jsem se často setkala s tím, že byla facilitace zaměňovaná za vedení schůzky. Pojďme se tedy společně podívat, jaký je mezi těmito dvěma činnostmi rozdíl.

Vedení schůzky

Podle definice (např. Oxford English Dictionary) se „to lead a meeting“ dá chápat jako řídit nebo vést průběh setkání. Organizovat ho, určovat jeho strukturu a směrovat účastníky k cíli.

Člověk, který vede schůzku, má na starosti samotné svolání schůzky. Organizuje ji, vybírá, kdo na schůzku bude pozvaný. Už před schůzkou často stanovuje agendu a během schůzky hlídá, že se jí skutečně prochází tak, jak bylo naplánováno. Zároveň sdílí důležité informace, prezentuje, často je to ten člověk, který na schůzce nejvíce mluví.
Je to prostě člověk, který je na schůzce hodně vidět a celou schůzku aktivně řídí.

Facilitace

Facilitace (opět podle Oxford English Dictionary) znamená „usnadňovat“. Pomáhat procesu tak, aby probíhal efektivněji a aby skupina dokázala dojít k výsledku.

Facilitátor je tedy oproti vedoucímu schůzky výrazně méně vidět a slyšet. Je to spíš pozorovatel z povzdálí, který zasahuje jen ve chvíli, kdy je to potřeba. Kontroluje, zda se diskuze neodklání od cíle schůzky. Sleduje, jestli někdo nemluví příliš a někdo naopak vůbec. Pokládá otázky, které otevírají diskuzi, nebo jen lehce upozorňuje na svá pozorování. Pouze pokud je to nutné, používá facilitační techniky, aby diskuze směřovala správným směrem. Zároveň zajišťuje, aby ze schůzky vznikl jasný výstup.

Moje zkušenost

Sama jsem záměnu, nebo možná spíše spojení těchto dvou rolí zažila nesčetněkrát, když jsem pracovala jako Scrum Master a měla jsem na starosti „facilitaci“ (nejen) Scrumových eventů. Taková facilitace u mě tehdy zahrnovala naplánování schůzky, pozvání účastníků, přípravu agendy, držení tématu… a samozřejmě i tvoření zápisu.

Asi je vám jasné, že o skutečnou facilitaci mohlo jít jen těžko.

Až ve chvíli, kdy jsem ostatní úkoly (jako třeba zápis) delegovala na někoho jiného, jsem zjistila, jakou roli můžu na schůzce opravdu hrát. Najednou jsem měla prostor soustředit se na to, kdo co a jak říká a kdo naopak neříká nic. Mohla jsem do diskuze vstupovat ve chvílích, kdy to bylo potřeba, a pomáhat ji směřovat tak, aby byla skutečně plodná a aby se do ní zapojili všichni.

Až v tu chvíli šlo o opravdovou facilitaci. A taky jsem pak konečně měla pocit, že jsem na schůzce opravdu užitečná.

Proč tyhle role neplést

Jak je vidět, mezi vedením schůzky a facilitací je výrazný rozdíl. Bohužel jsou tyto dvě role často zaměňované nebo spojované dohromady.

Proč to ale není dobře?

Facilitátor, pokud má opravdu dobře fungovat a zajistit kvalitní výstup schůzky, se nemůže věnovat žádné další aktivitě. Facilitace je totiž mentálně dost náročná činnost.

Představte si, že musíte opravdu celou dobu schůzky vnímat nejen to, co se říká, ale také jak se to říká a kdo to říká. Všímat si i jemných nuancí, výrazů tváře nebo tónu hlasu, které ostatní často přehlédnou. To vyžaduje opravdu velké soustředění. A po takové dobře odfacilitované schůzce klidně můžete být zralí na to si dát šlofíka.

Proto není vhodné, aby facilitátor navíc dělal zápis, prezentoval materiály nebo schůzku zároveň vedl. Pokud to tak je, většinou jedna z aktivit musí jít do pozadí. A bohužel právě facilitace bývá ta první, na které ubíráme. Ve výsledku pak člověk, který „facilituje“, zároveň vede schůzku, zapisuje a promítá materiály, ve skutečnosti žádnou facilitaci nedělá. Nebo jen minimálně.

Opravdu facilitátora potřebujete?

Možná vám přijde, že facilitátor toho vlastně zase tak moc nedělá. Pokud schůzka probíhá opravdu dobře, facilitátor často jen sedí, pozoruje a téměř nezasahuje.

Nabízí se tedy otázka: opravdu potřebujete na svých schůzkách facilitaci?

Pokud z každé schůzky odcházíte s pocitem, že šlo o hodnotně strávený čas, že jste dosáhli toho, co jste chtěli, a že měla jasný výstup, pak facilitaci nejspíš nepotřebujete. Ovšem ruku na srdce, jak často odcházíme ze schůzky s pocitem, že byla k ničemu, že se nic nevyřešilo a že to byl ztracený čas?

Pokud se vám tohle děje, facilitátor může být právě ta ingredience, která vám pomůže tenhle problém vyřešit.