Měsíční dávka nápadů #2 - Připravte se na schůzku

Ahoj finančním nadšencům! 👋

Léto je v plném proudu. 🌊 ⛱️ Zrelaxovaní po skvělé dovolené už možná začínáte myslet na důležité schůzky, které vás čekají na podzim. Ať už jste CFO, účetní, daňařka, controller nebo auditorka, mám pro vás tipy, jak se na ně připravit s pomocí AI a dalších chytrých nástrojů. Pojďme na to!

Prezentace změny organizační struktury 📊

Jako CFO máte před sebou důležitý úkol - představit novou organizační strukturu. Jak se připravit na tuto klíčovou schůzku?

Vytvořte org chart pomocí AI

Pro generování obrázku můžete využít AI chatbota. Jako ukázku jsem zkusila několik nástrojů - ChatGPT, Claude, Mistral, Gemini a Perplexity. V tomto případě nejlépe fungoval Claude, který podle zadání připravil kód a následně z kódu vygeneroval tento obrázek:

Proč využít chatbota místo specializovaného nástroje?

Existuje spousta specializovaných nástrojů, které umí vytvořit nádherné schéma. Nicméně novou organizační strukturu pravděpodobně připravujete pouze jednou za čas. Použít chatbota může být pro takový jednorázový úkol zcela dostačující a rychlejší, než se seznamovat s novým nástrojem (nebo pátrat v paměti, jak se používá ten, kde jsem to dělala před rokem 🤔). Instrukce můžete nadiktovat 🎙️, popsat svými slovy, popřípadě si rovnou nechat vygenerovat prompt.

Jak jsem postupovala já?

1) Dala jsem ChatGPT toto zadání:

„Jsi CFO středně velké firmy, která právě buduje nový finanční tým. Potřebuješ vytvořit org chart do prezentace, kde budou vidět názvy pozic, kdo komu reportuje bude znázorněno plnou čarou, pokud někdo koordinuje externí osoby, bude to přerušovanou čarou. Vedoucí týmu je CFO. Ten má pod sebou Senior účetní a Controllera. Senior účetní má pod sebou 2 Junior účetní a také koordinuje externí účetní, od které bude účetní tým přebírat práci, a externí daňaře, kteří zatím zůstanou outsourcovaní. Připrav prosím prompt, na základě kterého získám obrázek, který mohu rovnou zkopírovat do prezentace.“

2) ChatGPT mi vygeneroval základní strukturu, kterou jsou kopírovala do několika různých chatbotů a sledovala, jaký je první výsledek. Výsledný prompt vypadal takto:

„Vytvoř prosím organizační schéma finančního týmu do prezentace, kterou bude mít CFO před vedením společnosti

    •    CFO (Chief Financial Officer)

    •    Senior účetní - podřízený CFO

    •    Junior účetní 1 - podřízený Senior účetní

    •    Junior účetní 2 - podřízení Senior účetní

    •    Externí účetní (koordinačně, přerušovaná čára) - koordinuje Senior účetní

    •    Externí daňař (koordinačně, přerušovaná čára) - koordinuje Senior účetní

    •    Controller

Legenda:

    •    Plná čára: přímá reportovací linie

    •    Přerušovaná čára: koordinační vztah s externími osobami

Připrav rovnou vizuální schéma.“

Většina chatbotů mi vracela pouze slovní popis nebo obrázek, který byl spíše ilustrační. Claude zvládl schéma, které odpovídalo zadání, formát však nebyl čitelný. Pokračovala jsem v konverzaci větou:

„Zvol jiné barvy, schéma není čitelné.“

Nové schéma již čitelné bylo. Stále jsem nebyla úplně spokojená. Obrázek měl být do prezentace pro vedení. Chtěla jsem, aby byl „hezčí“. Přesně tohle jsem napsala do chatu:

„Schéma je sice jednoduché, ale ne moc hezké. Zkus to udělat hezčí.“

Pak následoval obrázek, který je výše.

Chatboty se rychle vyvíjejí. Proto jich zkouším v prvním kroku více, zejména u úkolů, které dělám poprvé (nebo po dlouhé době).

Prezentace nové interní směrnice pro tým 📜

Představení nové směrnice na týmové schůzce nemusí být nuda! 🤗 A že nejste kovaní v prezentacích? Žádný strach, máte k ruce výborné pomocníky!

a) Nahrajte směrnici do ChatGPT

• Nechte si vytvořit stručné shrnutí hlavních bodů pro prezentaci.
• Prompt: "Vytvoř 5 klíčových bodů z této účetní směrnici pro prezentaci týmu.“
• Nechte navrhnout celou strukturu prezentace ChatGPT, prompt: „Navrhni mi prosím strukturu prezentace k této směrnici. Prezentace by měla být zábavná, pochopitelná i pro týmy, které nerozumí účetnictví.“

b) Vytvořte atraktivní prezentaci

• Vyzkoušejte Gamma App pro automatizovanou tvorbu prezentace.
• Můžete si zvolit, zda má vytvořit prezentaci z již připraveného textu, z promptu nebo z importovaného dokumentu.

• V dalších krocích více specifikujete, jak má prezentace vypadat, jaký tón má aplikace použít, nastavíte jazyk, formát, můžete přidat vlastní obrázky apod.
• Vygeneruje se vám prezentace, kterou můžete sdílet se svým týmem. 👏

Příprava na call s klientem o extra fee 💼

Chystáte se zavolat klientovi a vyjednávat o extra odměně za přípravu DPPO? Buďte připraveni!

Simulace rozhovoru s AI

• Použijte ChatGPT pro natrénování možných scénářů rozhovoru.
• Stáhněte si aplikaci ChatGPT do mobilu. Začněte nový chat a klikněte na ikonku sluchátek. 🎧

• Začněte mluvit, až uvidíte velké kolečko, např.: "Já jsem daňový poradce a ty budeš můj klient. Budeme mít spolu telefonický hovor, kde já chci požádat o navýšení odměny za přípravu přiznání k dani z příjmu právnických osob.“

• ChatGPT s vámi začne mluvit a budete tak simulovat standardní hovor.

Vysvětlení procesu přípravy budgetu různým týmům 📈

Musíte na schůzkách vysvětlit budget proces HR, sales i marketingu? Každý tým potřebuje trochu jiný přístup!

Přizpůsobení jazyka

• Použijte ChatGPT pro "překlad" finančních termínů do jazyka jednotlivých oddělení.
• Např. vyzkoušejte prompt: "Vysvětli proces přípravy ročního budgetu jazykem vhodným pro HR tým."

• Pro dosažení co nejlepších výsledků si zjistěte, jaká slova by při schůzce s HR měla zaznít, abyste získali co nejlepší informace pro plánování budgetu.

Plánování prací v nové sezóně 🔍

Co nevidět začne nová auditorská sezóna. Jak si usnadnit plánovací práce?

Automatizace komunikace s klienty

Nepochybně máte seznam svých klientů i s kontaktním emailem někde v tabulce. Co toho využít pro tvorbu emailů? Pomůže vám k tomu Relay.app.

• Vytvořte tabulku s seznamem klientů, jejich kontaktními emaily a preferovaným oslovením.
• Použijte Relay.app k propojení této tabulky s AI pro generování emailů.
• Workflow může vypadat třeba takhle:

• Nastavím si manuální spuštění pro více klientů najednou. Draft se vytvoří pro všechny klienty, u kterých jsem ve sloupci nazvaném „Příprava emailu“ vybrala z rozbalovací nabídky „Ano“.
• V dalším kroku propojím Relay.app s emailem a vyberu možnost přípravy draftu. Nastavím si, od koho se email odešle, komu (výběr z tabulky), případně štítek pro správné třídění (pořádek v emailové schránce musí být!). Připravím tělo emailu, který může obsahovat prvky z tabulky (např. oslovení).

Výzva měsíce 🏆

Vyzkoušejte alespoň jeden nový nástroj při přípravě vaší příští schůzky a podělte se o zkušenosti v komentářích pod tímto příspěvkem!