🧭 Value Stream Mapping II. - JAK na to PRAKTICKY
Ha!
26. vydání.
Půl roku s tímto newsletterem za námi 😮
Minule jsme měli téma Value Stream Mappingu - co to je a v jakých praktických situacích ho můžete skvěle využít.
Dnes navážeme a povíme si, jak na jeho ideální průběh 🔆
Let’s go!
💭 Mikroinsight týdne
Několik účastníků aktuálního běhu Agile Master Class má za sebou svůj první Value Stream Mapping v praxi 🎉
Miluju, s jakou odvahou do toho šli! Lektorsky bylo úžasné sledovat, jak si v rámci AMC:
téma nejprve podrobně nastudovali,
následně na každotýdenním skupinovém callu posbírali zkušenosti a tipy od ostatních účastníků
a týden poté už sdíleli vlastní první zkušenost, včetně retrospektivy, co by příště udělali jinak.
Výstup z jejich čerstvé zkušenosti vám přidávám na konec newsletteru ⤵️
Je to už 4. běh AMC a stejně se i já pokaždé něčím obohatím.
Těším se, co se od září naučím v 5. běhu 🤩
🧭 Value Stream Mapping - prakticky
Ještě než se pustíme do samotného praktického postupu během Value Stream Mappingu, musím sem hodit jeden disclaimer ⤵️
Při popisu se soustředím primárně na samotný high-level postup během workshopu. Nezabývám se zde podrobně rolí facilitátora a pravidly facilitace, ani podrobnými kroky při přípravě, v průběhu a po ukončení workshopu ❌
Několik tipů zde v newsletteru také najdete, ale zcela jistě ne všechny.
S ohledem na to, že je tento newsletter určen primárně pro Scrum Mastery, předpokládá se, že o umění facilitace už něco víte a tak by vám níže uvedený high-level postup měl pro jeho úspěšnou aplikaci do praxe zcela stačit 👍
Ale pokud ne, napište mi - třeba si facilitaci dáme jako téma nějakého dalšího newsletteru 😉
A teď už k samotnému průběhu Value Stream Mappingu…
⚙️ Jak postupovat:
1️⃣📝Vyberte konkrétní proces, který chcete zmapovat (zanalyzovat, zlepšit…).
Nepouštějte se do obecného teoretického mapování, ani nezkoušejte mapovat “všechno”. Zaměřte se na jeden konkrétní tok hodnoty, který ve vaší firmě / týmu reálně existuje.
2️⃣👨👩👧👦 Zorganizujte skupinový workshop. Skupina by ideálně měla zahrnovat zástupce všech zapojených týmů / oddělení, aby bylo zajištěno celkové chápání a pokrytí procesu.
Účastníci by měli mít dostatečně detailní vhled a měli by se chtít workshopu aktivně účastnit. Je zásadní, aby tam byli opravdu VŠICHNI, kdo jsou součástí procesu (i kdyby se mělo jednat o zástupce HR, marketingu, salesu, financí, apod.!) - žádné “za někoho to doplníme”. Bez konkrétních lidí nemáte skutečná data, pouze domnělá nebo nedostatečně detailní!
Pokud chcete kromě vytvoření mapy následně i vést debatu o tom, co v ní vidíte, bavit se o možných příčinách a jaká byste navrhovali zlepšení, pak si rozhodně přizvěte kvalitního facilitátora, který NEBUDE SOUČÁSTÍ DEBATY! - jinak vysoce pravděpodobně neudržíte focus na debatách o objektivně důležitých věcech, budete se bavit víc o symptomech než o skutečných příčinách, víc o tom, proč to nefunguje, než jako to udělat líp, a ani toho nestihnete probrat tolik, takže budete mít po skončení pocit nedostatečné návratnosti investovaného času. Z VSM tak získáte mnohem menší hodnotu.
Pokud to pro váš kontext dává smysl, ujasněte si na začátku cíl workshopu - na jaký problém hledáte pomocí workshopu řešení / odpověď, nebo se v něm snažíte lépe zorientovat? Cíl si napište na viditelné místo, ať se k němu můžete neustále vztahovat.
3️⃣🗺️ Vytvořte mapu současného stavu toku hodnoty - identifikujte VŠECHNY malé i velké kroky procesu od vstupu po výstup, včetně případných čekání, blokací, přepinkávání tam a zpět, apod.
U všeho uvádějte dobu trvání jednotlivých kroků (častá hodnota, rozmezí, průměr - záleží na daném kontextu).
Pokud to pomůže lepší transparentnosti a pochopení procesu, klidně uvádějte i další údaje, jako počet pracovníků, náklady, apod.
(ilustrační foto z internetu)
4️⃣🧐 Analyzujte současný stav a identifikujte všechny kroky, které přímo nepřidávají hodnotu pro zákazníka - tyto kroky jsou plýtváním a měly by být v budoucnu v rámci vašeho kontextu co nejvíce minimalizovány.
(Tip: může být rychlejší identifikovat ty, které ji přináší)
5️⃣⏱️ (NEPOVINNÝ KROK, ale praxí VELMI DOPORUČOVANÝ, pokud na něj máte prostor):
Spočítejte hodnotu "Process Cycle Efficiency" (PCE), která vyjadřuje poměr mezi časem, který je vynaložen na přidanou hodnotu v procesu, a celkovým časem, který proces trvá (viz obrázek).
Výsledná hodnota PCE ukazuje, kolik % času z procesu je skutečně vynaloženo na vytváření hodnoty pro zákazníka. Čím vyšší je hodnota PCE, tím efektivnější je proces. Dobrá hodnota PCE znamená, že většina času v procesu je vynakládána na vytváření hodnoty pro zákazníka a tím pádem proces generuje vysokou úroveň přidané hodnoty.
(Tip: Pokud máte zásadní rozdíl mezi Cycle Timem u věcí s vysokou a nízkou prioritou, spočítejte PCE pro obojí.)
Až sem to hypoteticky můžete zvládnout bez facilitátora. Nedoporučuju to, ale zvládnout se to dá.
6️⃣✨ Identifikujte problémy a příležitosti pro zlepšení a viditelně je zaznačujte do vizualizace (použijte například jinou barvu lístečků, jinou barvu písma, apod).
Jak to budete konkrétně dělat záleží na aktuálním kontextu. U skupiny do pár lidí a nepříliš složitého procesu můžete společně nahlas brainstormovat a facilitátor zapisuje výstup do mapy.
U větší skupiny nebo kdykoliv, kdy chcete mít jistotu, že měl každý dostatek nerušeného prostoru na přemýšlení, můžete použít tichý individuální brainstorming, kdy každý v tichosti přemýšlí sám za sebe a píše své myšlenky na lístečky. Případně můžete nechat volnou debatu, kdy si lidé buďto pracují sami nebo si utváří pevné miniskupinky, případně si v rámci nich volně přechází a generují během toho své postřehy.
Stejně tak můžete využít různé způsoby sdílení obsahu lístků: můžete je lepit jeden po druhém po ukončení individuálního brainstormingu a rovnou je prezentovat druhým. Můžete je také všichni rovnou nalepit přímo do mapy a poté je (třeba během přestávky) zgrupovat do jednoho výstupu, který poté jeden člověk (nebo jeden za každou část procesu) prezentuje celé skupině, přičemž skupina k tomu dává komentáře, hlubší vhledy a postřehy, případně se doplňují věci, na kterých se při individuálním brainstormingu zapomnělo.
Na tento krok si dejte opravdu dostatek času, aby došlo nejen k identifikaci valné většiny věcí ke zlepšení, ale aby byl i dostatek prostoru pro větší objasnění do celé skupiny (ne každý je součástí právě tohoto místa procesu a může pro pochopení potřebovat víc infa).
7️⃣🔎 Hledejte root causes těchto problémů, pokud ještě nejsou zjevné z předchozích debat (to se typicky děje, když skupina do mapy zaznamená spíše symptomy těchto problémů a ne jejich skutečné příčiny, tzn. skutečné problémy, které potřebujeme řešit)
Pokud je problémů hodně, vyberte ty nejprioritnější, o kterých se budete bavit teď a ostatní, které budete chtít probrat, necháte zas na debatu příště. Nezapomeňte pak během workshopu rovnou stanovit i datum další debaty, jinak se rapidně snižuje šance, že se k tomu nakonec dostanete, nebo to bude až za příliš dlouhou dobu, kdy už ztratíte momentum.
8️⃣💡 Generujte nápady a řešení, které mohou pomoci problém / proces zlepšit. Vztahujte se při tom co nejvíce k cíli workshopu, který jste si na začátku stanovili.
9️⃣✅ Dohodněte se na konkrétních akčních krocích, které v rámci zlepšení podniknete (kdo, kdy, jak budete následně vyhodnocovat dopad změn, jak bude vypadat úspěch,...)
🔟❗Dohodněte se i na tom, jak bude vypadat následný postup, který zajistí transparentnost napříč komplet všemi lidmi a týmy zahrnutými do procesu (kam vizualizaci umístíme? jak ji lidem představíme? …) a který zajistí i kontinuální zlepšování (jak budeme dělat ověřování, jak velký vliv měly dohodnuté změny na daný value stream a cíl workshopu? jak budeme řešit další postupné zlepšování, včetně věcí, na které se dnes nedostalo? jak zajistíme, že budeme i nadále napříč value streamem synchronizovaní?...)
Vidíte, že samotné vytvoření mapy je vlastně pouhým začátkem - vyhraďte si proto na celý workshop dostatek času (z mé zkušenosti u standardně velkých procesů min jeden celý den)!
💡Lessons Learned z VSM od účastníků Agile Master Class:
Připravte lidi individuálně předem - krátký 5minutový brief s každým účastníkem o tom, co se bude dít a jaká jsou očekávání, může předejít mnoha problémům, pomůže nastavit očekávání i focus a pomůže zdůraznit důležitost workshopu i účasti daného člověka na něm.
Zajistěte, aby byli všichni fyzicky přítomni celou dobu - online účast nebo odbíhání výrazně snižuje hodnotu celého workshopu.
Facilitace je náročná, pokud jste zároveň účastníkem workshopu, ale když se to nedá jinak udělat, dá se to zvládnout. Počítejte jen s dvojitou náročností pro vás a s tím, že se jako facilitátor dopustíte mnohem více chyb, což může mít vliv na kvalitu výsledku VSM.
Přizpůsobte formát svým potřebám - jedna věc je obecný popis postupu, druhá věc je hodnota pro vás - vnímejte, co jsou vaše aktuální velké pain pointy, a na jejich řešení se focusujte (potřeba hlavně zmapovat proces, potřeba říct si hlavně, jak bychom chtěli ideálně fungovat, potřeba hlavně propojit lidi napříč streamem, potřeba definovat naše hlavní problémy, vyčistit vzduch, začít spolu vůbec mluvit,...). Pokud se podaří aspoň toto, je to úspěch. K “dokonalému” průběhu VSM se můžete dostat třeba příště.
Největší hodnota může být úplně jiná než očekáváte - někdy není nejdůležitější počítání efektivity, ale že si všichni konečně uvědomí, jak proces funguje.
Touch pointy mezi týmy či odděleními jsou klíčové - právě zde vzniká nejvíce otázek a action pointů o tom, kdo s kým, kdy a jak bude komunikovat. Proto je tak důležité mít zde relevantního zástupce skutečně za každou část streamu.
Počítejte s tím, že se objeví dosud skryté konflikty - když se poprvé sejdou různá oddělení nebo týmy, mohou se projevit emocionální reakce a ego, které dosud nebyly zpracované - tím spíš, pokud o ně dosud nikdo lidsky nepečoval (nepřítomnost SM, apod.). Nenechte se tím znechutit ani odradit - je dobře, že to mohlo jít konečně ven a začít se to díky tomu řešit. Tohle je posun vpřed a rozhodně se počítá! “Dokonalý” VSM si dáte příště.
Buďte připraveni na sklouzávání do detailů - lidé budou chtít řešit konkrétní problémy místo high-level pohledu (a bude se to dít o to víc, čím dýl předtím neměli možnost spolu o těchto problémech mluvit) - facilitátor musí umět debatu zastavit, případně zaparkovat a ujistit ostatní o tom, že se k ní znovu dostanete později (i kdyby až na jiném meetingu).
Identifikace value vs. non-value aktivit je potenciálně třaskavá, ale otevírá oči - potvrzujeme, že debaty ohledně toho, která část procesu přináší zákazníkovi hodnotu a která ne, byly skutečně velmi intenzivní - nikdo nechtěl uznat, že dělá něco, co zákazníkovi nenese přímou hodnotu. Přimíchávaly se nám do toho i debaty, za kterou část procesu si tedy máme nechat od zákazníka zaplatit, což to ještě víc komplikovalo. Ale když si uvědomíte, že jen třetina práce je to, za co si necháváte platit, změní to perspektivu na efektivitu procesů - nebo na to, jak máte nastavenou finanční stránku svého byznysu.
Naplánujte si pravidelné follow-upy - první workshop je jen start, hodnota se objevuje v iteracích, kdy už lidé vědí, co se po nich chce, a kdy už jsou ošetřeny všechny dlouho neřešené rány, které nejprve potřebovaly ven, než se začne řešit cokoliv jiného. Teprve poté často workshop i debaty vypadají jako ty “z knihy” a každé další setkání už je mnohem produktivnější a můžete se mnohem víc soustředit na plánovaný obsah.
Vizualizace umožňuje další práci s procesem - mít proces nakreslený dává základ pro budoucí diskuse a zlepšování. V žádném případě ho neberte jako jednorázovou věc! Mějte ho přehledný a transparentní, dostupný na viditelném místě a pravidelně se k němu vracejte v rámci dalších debat a follow-upů.
Nejdůležitější je prostě začít - nečekat, dokud se to dokonale nenaučíte - naučíte se to praxí. Vy i účastníci workshopu. První iterace je klíčová pro validaci toho, co z teorie pro vás skutečně funguje. A jestli máte opravdu ty problémy, které jste si mysleli, že máte, nebo ve skutečnosti potřebujete jako skupina řešit přednostně něco úplně jiného…
❓Otázka k zamyšlení:
“Pokud byste měli zmapovat jeden value stream ve vaší organizaci, který by měl největší dopad na nějakou pozitivní změnu - který byste si vybrali a proč?”
💡 Co jsem se tento týden naučila
Tento týden pozoruju, jak snadné je spadnout do starých kolejí 🛤️
Po 3 týdnech téměř dokonalé životosprávy se mi začínají pomalu vracet staré zlozvyky.
Stačilo lehké narušení denního stereotypu několika eventy
A své udělal i mnohem menší focus na tuto oblast, protože akutní problémy, kvůli kterým jsme to dělala, pominuly, a taky to už přece “mám v malíku”, no ne?
Tohle zvědomění pro vás není důležité proto, že by vás až tak zajímal můj fitness život, ale hlavně proto, že TO SAMÉ SE DĚJE I V NAŠICH FIRMÁCH! ☝️
Lidé mají obecně tendenci vracet se přirozeně k tomu, co znají. To možná tušíme. Co si ale možná potřebujeme mnohem víc zvědomit je to, že to většinou dělají nevědomě!
Ztratíme focus, akutní bolístky na chvíli přestanou pálit, máme dojem, že už je vyhráno…
Hlava se přesměruje jinam a nedostatečně zakořeněný návyk, proces nebo mindset jsou pryč.
A s nimi i veškerá naše předchozí snaha.
👉 Proto jsou tak důležité follow-upy, které se postupně stanou novým pravidelným týmovým eventem.
👉 Proto je důležité nadále pracovat s našimi vizualizacemi a iterativně je upravovat, stejně jako proces samotný.
👉 Proto je tak důležité nepřestávat lidem opakovat kdo jsme, kde jsme a kam směřujeme.
Tohle je reminder pro vás i pro mě - udržuje focus.
Náš i našich lidí.
🔥 Doporučení ode mě
O tom, jak si vytvářet a hlavně udržet nové návyky za mě skvěle hovoří Leo Babauta ve své knize 📗“Zen Habits”. Je to malá, velmi čtivá a nadmíru praktická kniha, která vás provede celým procesem.
…za mě dokonce ještě lépe než James Clear ve svých známých ⚛️“Atomových návycích”.
🔎 Co se děje
📅 10.6. - 11.6. - konference “inAgile” (Praha) DOPORUČUJU!
6. ročník konference působivého učení v oblasti agile
Téma: Organizační a produktové inovace ve věku zákaznické zkušenosti
Inspirativní přednášky českých i zahraničních řečníků, ověřené case studies, které skutečně fungují, interaktivní diskuze a workshopy na různá témata
📅 Úterý 10.6. 17:30 - 20:00 - event “UX Tuesday” (Brno)
Téma: AI in UX Research
Workshop, na který budete potřebovat vlastní notebook!
Registrace na událost tady (omezený počet míst)
📅 Čtvrtek 12.6. 17:00 - 19:00 - event “Agile Circle” (Olomouc)
Obsah akce si řídí sami účastníci.
Při příchodu budete mít možnost vykopnout jakékoliv vlastní téma týkající se Agility. Poté všechna témata zprioritizujeme a ty nejžádanější společně probereme od A do Z. Žádné téma není špatné ani nevhodné.
Příště si dáme zase trochu softovější téma - budeme se věnovat nastavení mysli 🦁
Třeba v rámci toho, jak pracovat s podobnými situacemi:
“A jak bys zaváděla agile do týmu, kde jsou samí takoví, co to dělat prostě nechcou?”
“Jakože mně se ten agile líbí, ale u nás tohle nikdy nemůže fungovat…”
Pokud myslíte, že by téma mohlo být přínosné pro někoho dalšího z vašeho okolí, dejte jim o newsletteru vědět 🚀
Těším se zase příště!
Váš #️⃣Agilefluencer,
Hanka Jadavan ❤️
Pro zobrazení komentářů se přihlaste nebo registrujte